Важные уроки для эффективного виртуального менеджмента

Как руководить командой в условиях домашнего офиса? Четыре руководителя и выпускника WU Executive Academy, делятся своим опытом по успешному управлению сотрудниками из дома и дают советы о том, как добиться успеха в это непростое время. 

Домашний офис неожиданно стал реальностью во многих секторах бизнеса. Десятки тысяч сотрудников крупных и средних предприятий в Австрии работают из дома. В Германии, согласно исследованию Bitcom, половина работающего населения сейчас трудится удаленно. Это непростая задача не только для сотрудников, но и для менеджеров, особенно в том случае, если цифровые инструменты и онлайн-коммуникация до сих пор не играли существенной роли в их стиле руководства.

Как менеджеры справляются со вспышкой коронавируса? И как они руководят своими командами? Мы обратились за советом к предпринимателю, эксперту по отчетности, менеджеру по развитию бизнеса в области медицинских технологий и специалисту по диджитализации, уже много лет использующему онлайн-сотрудничество в качестве стандартного способа работы, и выяснили, как можно эффективно руководить командами в условиях домашнего офиса.

Предприниматель Гаральд Трауч: «Прозрачность важнее, чем когда-либо»

Выпускник программы Global Executive MBA и управляющий директор нескольких компаний Гаральд Трауч верит в силу прямой и четкой коммуникации со своими сотрудниками. Вспышка коронавируса затронула его в нескольких аспектах. В настоящее время он занят координацией, делегированием и устранением проблем – часто тратя на это до 20 часов в сутки. Весь персонал его софтверной компании Dolphin Technologies сейчас перешёл на режим удаленной работы. «Благодаря использованию тикет-системы, обмену сообщениями и видеозвонкам, коммуникация протекает на удивление хорошо. Мы даже увеличили производительность в первые две недели режима самоизоляции», - говорит он. «Некоторые сотрудники уже работали удаленно раньше, поэтому нынешняя ситуация не является для них чем-то новым». На ранней стадии вспышки коронавируса многие клиенты цифрового агентства Трауча Blue Monkeys, особенно работающие в сфере B2C, приостанавливали кампании и переносили проекты. Однако в данный момент они осознали необходимость восполнять недостающий личный контакт с клиентами с помощью цифровых средств. Таким образом, после первоначального спада, бизнес снова набирает обороты. А вот кроссфит-студия Трауча переживает тяжелый период спада: «Мы закрыли тренажерный зал еще за несколько дней до того, как поступило официальное распоряжение правительства, чтобы защитить наших клиентов и персонал. Мы перевели на сокращенную рабочую неделю как сотрудников, занятых неполный рабочий день, так и тех, кто работал полный рабочий день, но решили выплачивать зарплаты в полном объеме персоналу, работающему на неполной ставке. Среди таких сотрудников много студентов», - говорит предприниматель. Он подчеркивает, что открытость в общении никогда не была столь важна, как сейчас: «Я прилагаю еще больше усилий для выстраивания коммуникации». Ночью он пишет сообщение за сообщением, чтобы держать всех в курсе происходящего и подвести итоги рабочего дня. «Я всегда ценил ясность и открытость в отношениях со своими сотрудниками, а в нынешней ситуации это стало необходимостью. Это также касается обсуждения деликатных тем, таких как вынужденный переход на режим неполной рабочей недели». Очень важно уметь стремительно реагировать в условиях кризиса: «Мы с самого первого дня работали с полной самоотдачей, чтобы адаптироваться к новой ситуации. В результате наши команды почувствовали мотивацию и уверенность, что у нас есть план». Помимо рассылки ежедневных обновлений, нам удалось привлечь новых клиентов и разработать новые бизнес-модели. Например, компания начала сотрудничество с крупной австрийской газетой, чтобы предлагать фитнес-видео онлайн. Серийный предприниматель также выступил руководителем проекта и возглавил команду, которая в режиме онлайн в течение нескольких дней разработала Novid20. Приложение для отслеживания вспышки коронавируса уже используется правительством Грузии. Нынешний кризис сильно ударит по многим отраслям и компаниям, но Гаральд Трауч подчеркивает одну вещь: «Сдаваться не выход! Неудачи могут превратиться в отличные возможности для развития новых бизнес-моделей. И, по крайней мере, окружающая среда получит передышку».

Эксперт по отчетности Йоганна Гофманн: «Приоритеты меняются»

Йоганна Гофманн, выпускница Professional MBA Finance, возглавляет отдел HSSE Performance Monitoring в международной интегрированной нефтегазовой компании OMV со штаб-квартирой в Вене. Как и многие другие, она в настоящее время руководит своей командой из семи сотрудников из дома. «В прошлом работа из дома была чем-то исключительным и допускалась лишь время от времени», - вспоминает она. Раньше она иногда брала домой документы для проверки, но в виртуальном общении с коллегами не было необходимости. «Мы общались в онлайн-режиме только из офиса, когда работали с международными коллегами». Команда Гофманн в Вене отвечает за системы отчетности и мониторинга здоровья и защиты окружающей среды. На данный момент она тесно сотрудничает с ИТ-отделом, который занимается внедрением новой системы. Йоганна Гофманн подчеркивает, что руководители обязательно должны пересмотреть свои обязанности в свете изменившихся обстоятельств: «Конечно, наши задачи по-прежнему важны, но приоритеты изменились; мы должны, например, убедиться, что система SAP функционирует у всех, кто с ней работает». Кроме того, она считает, что должна оказывать моральную поддержку своей команде: «Члены моей команды - очень ответственные и добросовестные люди и всегда выполняют свою работу вовремя. Но некоторые задачи трудно решить из дома. В таких случаях я заверяю их, что все в порядке, и пытаюсь правильно расставить приоритеты в этой исключительной ситуации».

Что касается виртуального общения, то по словам Гофманн, она была приятно удивлена. «Во время онлайн-собраний по скайпу или телефону все участники гораздо более сфокусированы, чем в офисе. Все хорошо подготовлены и выходят на связь вовремя. Нам удается максимально обсуждать работу и практически не отвлекаться, потому что нет никаких «промежуточных» вопросов, которые возникают мимоходом во время личной беседы в офисе». Регулярные встречи команд, которые раньше проходили раз в неделю, теперь проводятся два раза в неделю. Более того, характер общения изменился: «Важно, чтобы вы, как руководитель, могли поддержать своих сотрудников в личных вопросах, когда это необходимо, а не сосредотачиваться исключительно на работе. У некоторых коллег есть дети, кто-то из них нуждается в большей поддержке, чем другие. Я считаю частью своей работы необходимость слушать представителей нашей команды и давать им возможность поговорить с кем-то, кто не является членом их семьи». Вся команда Йоганны Гофманн живет в Вене, но некоторые сотрудники приехали в Австрию из других стран, таких как Казахстан, Тунис и Великобритания. По этой причине она делится с ними актуальной информацией о распространении коронавируса в Австрии на английском языке, и в этом тоже состоит ее задача как менеджера.

Все остальные встречи с коллегами и подрядчиками в настоящее время Гофманн тоже проводит с помощью видео- или телефонных звонков. Помимо всего прочего, она реорганизовала тренинги, чтобы их можно было проводить онлайн. «Я предпочитаю взаимодействовать со своей аудиторией вживую, чтобы получать прямую обратную связь», - говорит Гофманн. Четырехчасовые Skype-тренинги, во время которых практически невозможно наблюдать за участниками, могут быть очень утомительными. «Всегда есть риск, что люди теряют фокус, как только выключается камера», - добавляет она. Однако в группах до 15 участников это необходимо для поддержания качества передачи данных. В целом участники, как правило, принимают активное участие в тренингах. В конце концов, постепенно привыкаешь к потере визуальной обратной связи.

Йоганна Гофманн убеждена, что нынешняя ситуация определит формат работы многих компаний после коронакризиса: «Я надеюсь, что мы будем работать более гибко и что будет больше онлайн-сотрудничества, в том числе и на глобальном уровне. Многие люди уже сейчас приходят с творческими идеями, потому что текущая ситуация освободила большое количество ресурсов».

Гофманн рассказывает о новой сотруднице, молодой маме, которой она сказала, «что это абсолютно нормально - выходить на улицу с ребенком во второй половине дня. В данный момент мы просто не работаем с девяти до пяти». Гофманн также видит преимущества гибкого графика работы. «Если вечером у меня запланирован звонок в Новую Зеландию, во второй половине дня я позволяю себе освободить немного времени для отдыха».

Менеджер по развитию бизнеса Кристиан Кесинович: «Эмпатия - это то, что сейчас нужно больше всего»

Кристиан Кесинович обычно проводит много времени в самолете. Старший менеджер по развитию бизнеса отвечает за освоение новых рынков и расширение компании по производству медицинского оборудования Dentsply Sirona. Он возглавляет команду из семи человек, большинство из которых находятся в Гетеборге в Швеции, и часто ездит в командировки по проектам, связанным с выходом на новые рынки. В настоящее время он общается только посредством видеозвонков. Встречи с командой проводятся один раз в неделю для обсуждения и распределения задач. «Это очень забавная ситуация, потому что сейчас я использую виртуальный тип сотрудничества не только с моими коллегами, но и с внешними деловыми партнерами, с которыми я никогда не встречался», - комментирует он. Отсутствие возможности встретиться лично усложняет задачу по развитию бизнеса: «Обычно вы можете просто вместе поужинать, особенно если речь идет о более опытных менеджерах», - объясняет он. Звонки с коллегами проходят без нареканий. В то же время приходится прилагать более сознательные усилия для структурирования повседневных дел. «Цифровые инструменты, такие как MS Teams, очень помогают придать проекту четкую структуру». Это открытие стало для него полной неожиданностью: «Я даже включил в свой список дел прохождение ускоренного курса по использованию этого инструмента: он превосходен и предлагает множество функций, которые действительно помогают нам в данный момент. Например, в дополнение к еженедельным собраниям нам нужно только проверить цифровой список дел для получения четкого обзора всех задач». Несмотря на то, что потребность во внутренней коммуникации между членами команд варьируется от сектора к сектору, для всех менеджеров в период неопределенности справедливо одно: «Эмпатия - это то, что сейчас наиболее необходимо», - говорит Кесинович. Сегодня как никогда важно учитывать индивидуальную ситуацию каждого сотрудника и уделять время и выслушивать его личные проблемы, чтобы поддерживать командный дух. Это особенно актуально во времена, когда будущее кажется таким неопределенным. Он отмечает, что, с другой стороны, количество онлайн-встреч будет расти, в том числе и с внешними партнерами, что приведет к сокращению количества личных встреч. Тем не менее: «Мы социальные существа. Естественно, в разных отраслях все будет складываться по-разному, но я убежден, что личная встреча останется наиболее эффективным способом создания прочной основы для устойчивых, успешных деловых отношений. Взаимодействие с другими людьми и возможность смотреть друг другу в глаза по-прежнему будут иметь большое значение в деловой жизни. В то же время я не сомневаюсь, что мы будем продолжать использовать некоторые преимущества цифрового взаимодействия и после коронавируса». 

Хоумофис-эксперт Сандра Бихль: «Четкие указания и открытые каналы связи»

С 2013 года дистанционная работа стала стандартом для Сандры Бихль, генерального директора Career Angels, компании, занимающейся карьерным консалтингом и ориентированной на руководителей и менеджеров. В компании насчитывается более 20 сотрудников, работающих в разных странах Европы. Работая удаленно, Сандре Бихль удалось пожить в таких странах, как Польша, Германия и Эквадор. В 2014 году она стала партнером WU Executive Academy в сфере предоставления услуг по развитию карьеры и регулярно проводит семинары и вебинары по таким темам, как управление карьерой руководителя, международный поиск работы, личный бренд или LinkedIn. За последние три года она провела почти целый год в путешествиях. Шесть недель назад она наконец обосновалась в Лиссабоне. У Сандры Бихль есть четкие правила общения со своей командой. Она следует иерархии каналов связи, организованной в соответствии со срочностью задач. Существует также план B и план C на случай отказа технологии. Члены её команды имеют четкие договоренности о том, когда писать электронные письма общаться или разговаривать по скайпу. Телефонные звонки используются только в чрезвычайных ситуациях, которые, как сообщает Сандра Бихль, случаются один или два раза в год. Сотрудники поддержки работают на основе тикет-системы и имеют четко определенные задачи. У карьерных консультантов есть общий календарь, в который они вносят информацию о встречах и так называемом «времени сосредоточенной работы без перерыва». «Это уменьшает количество отвлекающих факторов», - говорит Сандра Бихль.

Босс следует тем же правилам, что и сотрудники: когда Сандре Бихль нужно что-то обсудить с одним из членов команды, она спрашивает в чате, свободен ли этот человек для разговора. «Сотрудник вполне может ответить отрицательно, если занят, и предложить другое время для звонка». Сандра особенно тесно сотрудничает с двумя коллегами: «Еще до начала встречи мы добавляем в календарь темы, которые планируем рассматривать», объясняет Бихль. Она обеспечивает четкие правила общения уже на этапе принятия на работу новых сотрудников. Они получают буклет, содержащий соответствующую информацию и глоссарий сокращений, используемых в организации. Это экономит много времени при написании электронных писем. «CA означает Career Angels, а FIM – сокращенный вариант от first introduction meeting («ознакомительная встреча»), - объясняет она. Всем тем, кто работает из дома впервые она советует: «Работайте над развитием самодисциплины, она часто недооценивается. Очень важно спланировать все на день вперед». Многим менеджерам в данный момент приходится вести коммуникацию о кризисе. Но все же: «Важно понимать, что вам не нужно прибегать к посторонним разговорам во время каждого телефонного звонка или чата. В компаниях, где нужно делать множество звонков каждый день, это просто непростительная трата времени». Она наблюдает непрофессиональное поведение со стороны некоторых руководителей, которых в настоящее время консультирует: «Бывали случаи, когда, к примеру, член правления одной компании позволял себе присоединиться к телефонной конференции с региональной командой с влажными после душа волосами и завтракать во время разговора. Это нельзя назвать хорошим примером поведения, по крайней мере для компаний, в которых действует иерархическая структура», - говорит она. Она также рекомендует обратить внимание на обстановку в комнате, из которой вы осуществляете видеозвонок: ей уже приходилось видеть и грязную посуду на кухне и белье на сушилках, и это лишь некоторые примеры.