Автоматизация кадрового учета ЗАО «Русбурмаш»

Специалисты компании «1С:Первый БИТ» завершили проект автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы в компании ЗАО «Русбурмаш». Внедрение системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» помогло оптимизировать существующую на предприятии систему мотивации сотрудников. Скорость расчета заработной платы сократилась на 2-3 дня. Организован учет затрат на оплату труда по объектам работ, что повысило точность расчета производственной себестоимости и позволило усилить контроль расходов на персонал.

ЗАО «Русбурмаш» основано в 1998 году и является единственной комплексной геологоразведочной компанией с мощной буровой службой в структуре уранового холдинга «АРМЗ» (ОАО «Атомредметзолото»). Предприятие обеспечивает выполнение геологоразведочных работ (в т.ч. разведочное бурение), а также работ по сооружению технологических скважин для уранодобывающих предприятий Холдинга, который включает в себя все уранодобывающие активы российской атомной отрасли. Численность персонала «Русбурмаш» составляет порядка 850 человек.

Ранее для целей кадрового учета и расчета заработной платы на предприятии использовалось несколько различных информационных систем. Применялись сложные схемы премирования с учетом должностей, фактически отработанного времени, различных надбавок за выслугу лет как в компании, так и в атомной отрасли в целом. Учет НДФЛ в разрезе ИФНС обособленных подразделений приходилось вести вручную. Из-за разрозненности данных расчет заработной платы и связанных с ней налогов занимал слишком много времени, а данные для бухгалтерии формировались по несколько дней ежемесячно в электронных таблицах. Кроме того, было сложно контролировать расходы на оплату труда по объектам работ (скважинам, договорам), что затрудняло процесс расчета производственной себестоимости.

Руководство приняло решение о внедрении информационной системы, которая позволила бы объединить кадровый учет и расчет заработной платы в одной программе, ускорить расчет вознаграждения сотрудникам с учетом различных схем премирования, надбавок и удержаний, а также контролировать расходы на оплату труда отдельно по объектам работ. Для создания такой системы был выбран программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Выбор был обусловлен тем, что на предприятии уже успешно использовалась система на платформе «1С:Предприятия 8» для ведения бухгалтерского и налогового учета - «1С:Бухгалтерия 8 Корп». По итогам конкурентной процедуры партнером по внедрению стала компания «1С:Первый БИТ», имеющая опыт автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы в крупных производственных компаниях.

За шесть месяцев специалисты компании «1С:Первый БИТ» произвели установку системы и настроили ее под специфические требования предприятия. Осуществили перенос данных кадрового учета и расчета заработной платы из предыдущих программ и электронных таблиц.

Основные результаты проекта:

Если раньше расчет зарплаты осуществлялся в авральном режиме с большим количеством ручной работы, то теперь все расчеты производятся автоматически. В результате время на расчет зарплаты сократилось на два-три рабочих дня.

Организован точный учет затрат на персонал по каждой скважине. Для этого в системе реализован учет рабочего времени отдельно по бригадам. Для каждой рабочей бригады ежемесячно устанавливается свой маршрут работы со скважинами, по каждой скважине – свой баланс календарного времени (период времени, затраченный бригадой на работу на данном объекте).

Табели учета рабочего времени ведутся по сотрудникам и бригадам с указанием баланса календарного времени. В конце каждого месяца расходы на заработную плату и связанные с ней налоги по каждой скважине суммируются. Это позволило повысить точность расчета производственной себестоимости и усилить контроль расходов на оплату труда.

Значительно адаптирована функциональность штатного расписания. Вся информация о штатных единицах вводится в штатное расписание (зарплата, премия, аванс, надбавки, вредные производственные факторы, дополнительные отпуска). Таким образом, все необходимые данные привязаны к штатной единице.

Информация вводится в систему посредством документов с возможностью печати изменений, внесенных в штатное расписание. Документ позволяет выполнять следующие операции со штатными единицами:

• Ввод/исключение должности;

• Изменение существующей должности;

• Изменение оплаты труда;

• Увеличение/сокращение количества ставок.

Вся введенная информация из штатного расписания автоматически попадает в кадровые документы (прием, кадровое перемещение). Таким образом, кадровым сотрудникам необходимо один раз правильно заполнить штатное расписание, и в дальнейшем использовать эту информацию при оформлении приказов. Вся информация автоматически попадает в приказы из штатного расписания. На основании кадрового приказа печатаются все обязательные документы при приеме на работу, при кадровом перемещении, увольнении. Также реализована функция ввода следующих кадровых приказов:

• Совмещение должностей (замещение, расширение зоны обслуживания);

• Назначение/отмена персональной надбавки;

• Отзыв из отпуска/командировки;

• Продление командировки;

• Изменение оплаты труда;

• Дисциплинарное взыскание;

• Изменение персональных данных.

При вводе всех этих приказов автоматически формируются документы по назначению надбавок, а также приказы, изменяющие действие отпусков и командировок. Использование вышеописанного функционала позволяет отделу кадров оперативно обрабатывать документы и качественно вводить информацию, необходимую для расчета заработной платы, а также значительно ускорить процедуру приема на работу или кадрового перемещения.

Кроме того, обеспечен автоматизированный раздельный учет НДФЛ по местам производства работ и местам нахождения подразделений, что существенно экономит время сотрудников бухгалтерии на подготовку регламентированной отчетности. Налоги (НДФЛ) распределяются понятнее и прозрачнее. Затраты на оплату труда корректно ложатся на себестоимость и существует возможность проводить анализ правильности и корректности отражения этих затрат.

Главный бухгалтер ЗАО «Русбурмаш» Тихонов Алексей Николаевич: «В результате проекта мы получили единое информационное пространство, в котором объединена работа бухгалтеров, кадровых сотрудников и экономистов подразделений, находящихся в разных субъектах РФ с разными часовыми поясами. Повысилась производительность и качество работы сотрудников, работающих в программе. Теперь, например, сотрудник кадровой службы понимает в комплексе, для чего нужны те или иные данные, и более ответственно относится к вводимой информации. Кроме того, нам удалось более четко распределить ответственность между службами, участвующими в расчете заработной платы. Система «1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет наиболее глубоко анализировать расходы по заработной плате как суммарно, так и в части отражения по счетам учета затрат, что существенно сокращает время на подготовку план-факт анализа для управляющей компании. Сам процесс расчета заработной платы стал более спокойным, систематизированным, и требует намного меньше времени и усилий. Благодарим Савеловский офис компании «Первый БИТ» за помощь в реализации проекта».

Директор по персоналу ЗАО «Русбурмаш» Кораблева Юлия Витальевна: «Несмотря на продолжительный период адаптации сотрудников к работе с новой программой, на данный момент можно отметить, что основное достижение данного проекта - сведение количеств ошибок при расчете заработной платы практически к «0». Если раньше, большинство расчетов проводились в полуавтоматическом режиме, а значит и вероятность ошибки при перенесении или дублировании данных была значительно выше, то благодаря реализации данного проекта мы с такими проблемами больше не сталкиваемся. Кроме того, для службы персонала очень важна возможность доработки программы до необходимых нам печатных форм и отчетов, что и было сделано».

Дополнительная информация

ЗАО «Русбурмаш» основано в 1998 году и является единственной комплексной геологоразведочной компанией с мощной буровой службой в структуре Уранового холдинга «АРМЗ» (ОАО «Атомредметзолото»). Предприятие обеспечивает выполнение геологоразведочных работ (в т.ч. разведочное бурение), а также работ по сооружению технологических скважин для уранодобывающих предприятий Холдинга, который включает в себя все уранодобывающие активы российской атомной отрасли. Численность персонала в ЗАО «Русбурмаш» составляет порядка 850 человек.

Компания «1С:Первый БИТ» насчитывает 70 офисов, 41 город, 7 стран – Россия, Украина, Казахстан, США, Канада, Гонконг, ОАЭ. Спецификой деятельности Первого БИТа является не только автоматизация предприятий на базе «1С:Предприятие 8», но и обучение, консультации клиентов по всему спектру профессиональных вопросов. За время работы компания произвела более 150 000 успешных внедрений автоматизированных систем. В нашем штате более 4 000 сотрудников, большая часть которых сертифицирована фирмой «1С». Система менеджмента качества компании «Первый БИТ» в ряде офисов сертифицирована на соответствие международному стандарту качества ISO 9001:2008.