Кадровый учет и особенности его ведения

Кадровый учет представляет собой ведение документации по сотрудникам. Он систематизирует информацию о сотрудниках, оптимизирует процессы приема на работу, увольнения, оформления отпусков и многих других кадровых вопросов. Необходимость вести кадровый учет возникает, как только предприниматель становится работодателем, даже если речь идет о единственном сотруднике. Его основой является Трудовой кодекс.

С одной стороны, кадровый учет нужен самим предпринимателям и помогает компаниям эффективнее управлять персоналом: планировать работу, принимать объективные кадровые решения, строить карьерные траектории для сотрудников. С другой стороны, он позволяет контролирующим органам отслеживать изменение численности сотрудников компаний, проверять исполнение трудового законодательства, правильность оформления больничных листов, выплаты пособий, расчета пенсий и пр.

Кадровый учет включает в себя

Документооборот: оформление трудовых договоров, приказов о приеме на работу и увольнении, штатного расписания, табелей учета рабочего времени, сведений о зарплате и т.д. Все эти документы должны быть оформлены правильно и сохраняться в соответствии с законодательством.

Сбор и хранение личных данных сотрудников: копий документов, удостоверяющих личность, об образовании, повышении профессиональных навыков, учет опыта работы. Здесь важно не забывать о соблюдении закона о персональных данных.

Трудовую деятельность: учет рабочего времени, фиксировать отпуска, болезни, профессиональное обучение. Эта информация позволяет отслеживать рабочий процесс.

Социальные гарантии. Правильно оформленные документы обеспечивают сотруднику социальную защиту, доплаты и льготы в соответствии с законодательством. Учет необходим для своевременной передачи отчетности по работникам в советующие ведомства для контроля за соблюдением их прав.

В малых и микропредприятиях, где нет профессионального кадровика, учет ведет, как правило, бухгалтер. Однако это должно быть это прописано у него в должностных обязанностях. Речь идет о приеме и увольнении сотрудников, ведении кадрового делопроизводства, учете отпусков и больничных. Также такой сотрудник ведет личные дела, оформляет документы об аттестации или переквалификации и т.д.

Малый бизнес может вести кадровый учет в ручном режиме и использовать удобные для себя офисные программы. Предприятия побольше, чаще пользуются специальными программами, которые минимизируют риск ошибок, а также освобождают кадровиков от рутинных задач.

Кадровый учет позволяет соблюдать все требования трудового законодательства и избежать штрафов, обеспечивает бесперебойную работу организации. Систематизированная информация о сотрудниках помогает эффективно управлять персоналом, обеспечить соблюдение законодательства и защитить организацию от правовых и финансовых рисков.

Изображение из открытых источников.