Особенности составления штатного расписания

Штатное расписание — это внутренний документ, в котором отражается вся структура компании: названия структурных подразделений, должностей, специальностей, количество штатных единиц, размер оклада и (или) тарифной ставки, наличие и размер надбавки. Оно нужно всем компаниям и ИП с постоянными сотрудниками. При этом без «штатки» могут работать микропредприятия и НКО.

Штатное расписание запрашивают налоговая служба или социальный фонд для проверки правильности начислений НДФЛ и страховых взносов. Также оно потребуется при решении трудовых споров. Помогает рассчитать фонд оплаты труда на месяц. Также может потребоваться при получении лицензий и разрешений, чтобы доказать наличие в штате квалифицированных специалистов.

Расписание может составить сам собственник, бухгалтер или кадровик. Форма штатного расписания с учетом специфики компании может быть своя. Но в большинстве случаев используют форму Т-3.

Штатное расписание содержит следующие пункты:

- Название организации и код по ОКПО.

- Номер документа и дата составления.

- Срок действует документ.

- Номер и дата приказа, которым утверждается «штатка».

- Общее количество сотрудников.

- Кем утверждается – кадровик и бухгалтер при наличии либо руководитель компании.

Штатное расписание представляет собой таблицу с наименованиями структурных подразделений, должностей, специальностей, количеством штатных единиц.

В документе количество штатных единиц и число фактически работающих сотрудников не всегда могут совпадать, например, когда есть свободные вакансии. Когда какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» указывается ставка 0,5. Кстати, принять на одну ставку двух сотрудников по полставки нельзя. Трудовая инспекция поясняет, что должность считается заполненной, даже когда работник оформлен на неполный день.

Если в компании есть должности, специальности, профессии, по которым законом предусмотрены льготы или компенсации, их названия должны строго совпадать с указанными в профстандартах и справочниках (ст. 57 ТК РФ). То же самое касается и профессий, по которым предусмотрен досрочный выход на пенсию.

В штатное расписание нужно вносить только штатных сотрудников, включая тех, кто работает на полставки или по совместительству. При этом ИП не надо указывать себя, как и сотрудников на ГПХ или самозанятых, с которыми сотрудничает компания. В противном случае трудовая инспекция или ФНС могут усмотреть подмену трудовых отношений.

Штатное расписание действует бессрочно. Однако на практике должности, количество сотрудников, размер оклада с течением времени меняются. Соответственно, необходимо утверждать и новый документ, где будут отражены актуальные данные.

Отсутствие штатного расписания – это нарушение. За него компания может получить штраф. Для ИП он составит до 5 тыс. рублей, для юрлиц — до 50 тыс. рублей.

Изображение из открытых источников.